Ketika kita mengendarai sebuah mobil, kita butuh beberapa indikator (kecepatan, informasi bahan bakar, lampu jauh/dekat, dll) untuk memastikan bahwa kita paham dengan situasi saat itu dan tau action apa yang perlu diambil. Sama halnya dengan dashboard kita perlu menempatkan informasi yang sesuai agar si dashboard bisa berfungsi dengan baik. Tau dimana tempatnya? Warna dan Layout seperti apa yang perlu diperhatikan? Berikut adalah beberapa tips yang akan membantu kita untuk menentukan pilihan tersebut. Hal yang paling penting adalah User Experience dan bagaimana report yang disampaikan membuat si end user puas dengan hasil kerja kita.

Orang yang berbeda dalam satu company meminta report yang berbeda dan hal itu akan membuat kita kena jebakan dalam membuat dashboard yang penuh dengan informasi yang meaningless atau informasi yang ga dibutuhkan. Kebalikannya si dashboard nunjukin informasi yang terlalu minimal atau si user ga tertraining untuk memahami infomrasi yang terpampang tapi berusaha untuk memakainya. Artikel ini akan menunjukkan bagaimana membuat dashboard dengan informasi yang dibutuhkan dan tentunya membantu user untuk menghemat waktu dan dalam membuat keputusan yang benar lebih cepat serta tidak menghabiskan banyak waktu mereka untuk klak-klik ga jelas.

1. Pahami kebutuhan user dan kebiasaanya

Pernahkah kamu membuat dashboard yang terlihat nice, tapi kenapa ga ada yang mau pake? Saya pernah, Saya juga pernah menanyakan alasan si user sekejam itu. Kebanyakan alasan yang terjadi adalah sulit untuk mengaksesnya dalam artian sulit untuk dipahami dan kurangnya training. Semua hal itu bisa kita benerin jika kita mulai untuk membuat dashboard untuk real people dengan kebutuhannya serta mencerminkan kebiasaan mereka. Mengetahui kebiasaan dari si user akan membantu kita untuk menyampaikan informasi yang sesuai untuk mereka.

Siapa user-nya?

Kenapa user butuh sebuah dashboard?

Bagaimana kebiasaan si user?

Bagaimana cara terbaik untuk menyampaikan sebuah dashboard kita kepada si user?

Jadi langkah pertama dalam menyusun dashboard kita adalah apa yang harus kita achieve dengan si dashboard dan siapa user yang kita planning akan mengapresiasi hasilnya? Kalau kita ga bisa menjawab pertanyaan pertama itu, peluang untuk sukses sangatlah minim. Orang yang berbeda (atau sekelompok orang yang berbeda) punya kebiasaan yang berbeda, beberapa ingin semuanya tersedia untuk mereka. Beberapa lebih excited dengan big picture dari angka-angka summary (CEO dan C-level), beberapa cepet bosan dan terlalu sensitif karena kebanyakan informasi.

Juga kita perlu memahami nature dan context dari masalah yang ada di dalam pikiran mereka, (kita memang tidak bisa membaca pikiran) tapi itu yang kita butuhkan memecahkannya. Seberapa sering mereka punya masalah ini? Siapa lagi yang terlibat atau berhubungan dengan masalah ini?

Level interaksi si user dengan report dan device yang akan mereka gunakan untuk mengaksesnya menjadi sebuah opsi yang perlu kita tentukan. Web browser akan lebih berguna bagi mereka yang berencana menganalisa angka-angka itu secara daily basis dan akan nge-bor dengan data yang berhubungan. Slide akan berguna bagi mereka yang attentionnya lebih kecil, hidupnya penuh warna, dan dinamis. Menampilkan company results dalam background untuk semua employee akan membantu mereka lebih konek terhadap target si company, merasa aman serta termotivasi untuk lebih aktif dalam memberikan kontribusi. Dashboard yang terjadwal dalam email untuk mereka yang selalu melupakan segala hal. Hal itu bagus untuk mengingatkan tentang target company ketika kita masih memperbaiki beberapa hal dan itu sudah lewat dari deadline, cukup telat (IYKWIM).

Bentuk dashboard

Kebiasaan si User dan solusinya

2. Identifikasi tipe dashboard.

Jika kita tau tipe dashboard seperti apa yang akan dibuat akan lebih mudah ditentukan dan seperti apa penempatannya, dan seberapa sering data harus di refresh.

Strategic Planning - Untuk tracking performance.

Contoh: Digunakan secara periodik, untuk memastikan apakah team bergerak ke arah yang benar. Dashboard tersebut digunakan untuk membuat perubahan pada strategic planning.

User: Sales atau Marketing

Data: Dapat diupdate secara periodik atau berdasarkan request

Operational - Apa yang sedang terjadi saat ini.

Contoh: Dalam sebuah bisnis dengan sales yang aktif mungkin akan berupa profit yang dihasilkan bulan ini. Tipe dashboard ini harus menampilkan kesehatan dari account company dengan situasi saat ini untuk mengantarkan account company kepada target dan tujuan jangka panjang.

User: Semua member team

Data: Dibutuhkan data real time dan harus bisa digunakan dan dilihat setiap hari

Analytic - Memproses data untuk mengindentifikasi tren dan memprediksi hasil dari bussiness process

Contoh: Analisa sebuah produk bagaimana hasil penjualan secara tren, bagaimana customer background sebagai pembeli dan habitnya. Menemukan potensi market baru untuk sales action lebih jauh.

User: data analyst, specialist

Data: Biasanya berdasarkan historical data dan mungkin diupdate secara tidak berkala

Mapping User sesuai dengan jenis dashboard yang dibutuhkan

3. Pilih hanya KPI-KPI yang penting.

Secara sederhana KPI (Key Performance Index) adalah cara bagaimana mengukur seberapa baik kita sebagai individu atau seberapa baik seluruh company atau business unit secara performance dibandingkan dengan strategi dan objectif company.

KPI Based on Finance Perprective

Revenue, Revenue Growth Rate, Net Profit, Net Profit Margin, Gross Profit Margin, Total Shareholder Return (TSR), Net Income, Sales, Net Earnings, EBIT, EBITDA, ROI, EVA, Turnover, Net Income Margin, Return on Sales, Operating Profit Margin, ROCE, ROA, D/E Ratio, Cash Conversion Cycle, Working Capital Ratio, Operating Expense Ratio, CAPEX to Sales Ratio, P/E Ratio, Customer Profitability, Customer Lifetime Value, Return on Innovation Investment, Human Capital Value Added, Revenue per Employee, Energy Consumption, Saving Levels due to Conservation and Improvement Efforts, Risk Likelihood vs Consequence, Risk Appetite vs Exposure, IT Costs as Percentage of Revenue, IT Project Cost Variance, Sales Volume Projection, Direct Product Profitability, Revenue per User, Percentage Revenue per Major Customer, Sales per Channel, Quotation Conversion Rate, Upselling Success Rate, Cross-Selling Success Rate, Cost to Serve, Acquisition Retention Spending Ratio, Cost Avoidance Score

KPI Based on Customer Perprective

Net Promoter Score, Customer Retention Rate, Customer Profitability, Customer Lifetime Value, Customer Turnover Rate, Customer Engagement, SERVQUAL, Customer Complaints, Market Share, Market Growth Rate, Brand Equity, Conversion Rate, Customer Online Engagement, Online Share of Voice, Social Networking Footprint, Klout Score, Corporate Reputation, DIFOT Rate, First Contact Resolution

KPI Based on Sales and Marketing Perpective

Market Share, Market Growth Rate, Brand Equity, Cost per Lead, Conversion Rate, Search Engine Rankings, Click-Through Rate, Page Views, Bounce Rate, Customer Online Engagement, Online Share of Voice, Social Networking Footprint, Klout Score, Corporate Reputation, First Contact Resolution, Website Non-Availability, Sales Volume Projection, Revenue per User, Percentage Revenue per Major Customer, Sales per Channel, Brand Persuasion Score, Quotation Conversion Rate, Upselling Success Rate, Cross-Selling Success Rate, Cost to Serve, Acquisition Retention Spending Ratio

KPI Based on Operation Perpective

Operating Expense Ratio, SERVQUAL, Six Sigma Level, Capacity Utilisation Rate, Process Waste Level, Order Fulfillment Cycle Time, DIFOT Rate, Inventory Shrinkage Rate, Project Schedule Variance, Project Cost Variance, Earned Value, Innovation Pipeline Strength, Return on Innovation Investment, Time to Market, First Pass Yield, Rework Level, Quality Index, Overall Equipment Effectiveness, Process Downtime Level, Machine Downtime Level, Supplier Scorecard, First Contact Resolution, Carbon Footprint, Energy Consumption, Water Footprint, Supply Chain Miles

KPI Based on Employee Perpective

Human Capital Value Added, Revenue per Employee, Employee Satisfaction, Employee Engagement Level, Staff Advocacy Score, Employee Churn Rate, Average Employee Tenure, Absenteeism Bradford Factor, 360-Degree Feedback Score, Employee Core Competency Profile, Diversity Index, Performance Review Completion Ratio, Salary Competitiveness Ratio, Executive to Employee Pay Ratio, Time to Hire, Training Return on Investment, Time Lost due to Accidents or Injuries, Leaver Attitude Score, Strategy Awareness Level, Average Applications to Open Posts

KPI Based on IT Perpective

IT Costs as Percentage of Revenue, IT Project Cost Variance, IT Project Schedule Variance, IT Project Earned Value, Number of IT Security Breaches, Help Desk First Call Resolution, Internal IT Service Satisfaction Score, System Downtime, Website Non-Availability, Enterprise Architecture Compliance Ratio, IT Maintenance Ratio, Incident Resolution Index, Average age of IT Infrastructure, Average age of Software

(Sumber:https://www.amazon.com/Performance-Indicators-Dummies-Bernard-Marr/dp/111891323X)

KPI yang salah akan berbahaya bagi orang yang berpikir ke arah yang salah atau bahkan meng-encourage mereka ke sesuatu yang salah. Perlu selalu diingat , alasan kenapa KPI sangat powerful adalah “lu tau seberapa ukuran lu”. Jika pengukuran company dan reward pada achievement dari KPI tidak inline dengan goal mereka maka pada dasarnya KPI meminta setiap orang berjalan ke arah yang salah.

• Mulailah dengan yang simple, kemudian bangun sukses lu dengan goal yang lebih complex
• Tanyakan stakeholder, metric apa yang paling penting untuk mereka.
• Fokus untuk mengoleksi data yang actionable dan berhubungan dengan setiap KPI.

4. Rencanakan Layoutnya

Kenapa hal ini penting? Layout yang buruk akan membuat interest si user hilang, menghabiskan lebih banyak waktu untuk membaca dan memahami dashboard. Layout yang buruk akan gagal untuk deliver the value.

Tidak penting layout mana yang akan dipilih, yang penting struktur informasi yang mengarahkan setiap pasang mata ke sesuatu yang paling penting. Posisi informasi yang paling penting harus dilihat pertama kali. Orang-orang dengan abjad dari kiri ke kanan akan scanning halaman dari kiri atas ke kanan, dan focus pada sisi sebelah kiri. Sehingga kanan bawah akan kurang dilihat. Hal ini mungkin tidak berlaku untuk orang arabian atau chinnese yang mempunyai penulisan abjad dari atas ke bawah.

5. Pilihlah chart yang sesuai dengan data

Kenapa ini penting? Grafik yang salah dapat membuat data sulit untuk dibaca atau memberikan impresi yang salah sehingga bisa mengarahkan ke keputusan yang salah juga.

Untuk menentukan chart mana yang paling sesuai, perlu dijawab pertanyaan2 berikut:

• Berapa banyak variable yang ingin ditunjukan dalam sebuah single chart? atu, dua, tiga, banyak?
• Berapa banyak item (data points) yang akan di display untuk setiap variable? cuma sedikit atau banyak?
• Mau display data berdasarkan periode waktu, atau dari compare item atau group?

Bar chart bagus untuk perbandingan antara item, sementara line chart untuk trend. Scatter plot chart bagus untuk relationships dan distributions, tetapi pie chart lebih baik unutk simple compositions jangan untuk comparison atau distributions.

6. Warna

• Berlebihan dalam penggunaan warna yang pekat

  Jika dashboard penuh dengan warna tajam dan pekat, semuanya akan menarik perhatian. Jadi user ga tau mau lihat yang mana yang pertama. Mereka akan berakhir dengan perasaan berlebihan. Pilih apa yang paling penting dan tetap tekankan dengan jelas

• Menggunakan warna yang berbeda untuk mepresentasikan item yang sama pada chart yang berbeda

  Dalam dashboard, konsisten adalah hal yang sangat penting. Hal ini akan mengurangi effort user untuk memahami apa yang mereka lihat.

• Pakai warna lampu lalu lintas

  Kalau lu pakai merah sebagai “bad” dan hijau sebagai “good” maka jangan gunakan hal ini untuk selain itu.

7. Rencanakan untuk maintenance!

Ada sebuah quote:

Dashboard development is never complete :)

Bahkan ketika dashboard lu dikatakan sukses, hal ini takan pernah selesai. Karena nyatanya, monitoring dan maintenance yang benar adalah hal yang penting yang perlu di setup pada saat pembuataan dashboard di awal permulaan.

• Tetap contact dengan stakeholder, tanyakan pada mereka apa yang bekerja dan apa yang perlu di improve
• Setup interval timeframe untuk KPI tertentu, maintain lagi dan modifikasi strategynya jika diperlukan
• Perhatikan pada datanya, identifikasi issue yang mungkin akan terjadi kedepannya, (ntah datanya kotor atau mungkin missing) dan hindari hal tersebut